PROPOSAL
PEKERJAAN ADMINISTRASI
PT. PENGERUKAN INDONESIA
TANJUNG PRIOK, JAKARTA UTARA
EFEKTIFITAS SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
Diajukan Oleh :
Nama : Alfiyah Herma
NIS : 722
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN PERINTIS NASIONAL
Jl. Swasembada Timur X /02.Telp. (021) 4353062
Jakarta Utara
2010-1011
DAFTAR ISI
Daftar isi……………………………………………………………………………………………………i
Lembar pengesahan………………………………………………………………………………….ii
Lembar Kemajuan Pelaksanaan………………………………………………………………..iii
Daftar Rencana Bukti Pelaksanaan……………………………………………………………v
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar belakang…………………………………………………………….1
1.2. Tujuan Pembuatan laporan…………………………………………1
1.3. Kompetensi Program Keahlian Sekretaris…………………….2
1.4. Keuntungan prosedur Penanganan Surat Masuk………….3
BAB II PROSES PENANGANAN SURAT
2,1 Waktu dan pelaksanaan………………………………………………4
2.2. Peralatan dan Bahan……………………………………………………4
2.3. Rencana Anggaran Biaya……………………………………………..5
2.4. Sistematika pekerjaan………………………………....................6
2.5. Skema pekerjaan………………………………............................7
2.6 Hasil yang Dicapai………………………………..........................11
2.7 Sasaran penggunaan………………………………......................11
2.8 Jadwal pelaksanaan………………………………........................11
BAB III TEMUAN
3.1 Keterlaksaan………………………………...................................12
3.2 Manfaat yang dirasakan……………………………….................12
3.3 Pengembangan………………………………...............................12
BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan……………………………….....................................13
4.2 Saran………………………………..............................................13
4.3 Data-data…………………………………………………………………………….14
LAMPIRAN-LAMPIRAN
ii
LEMBAR PENGESAHAN
PROPOSAL
PROYEK TUGAS AKHIR (PROJECT WORK)
Satuan Pendidikan : Sekolah Menengah Kejuruan
Program Keahlian : Administrasi Perkantoran
Alokasi Waktu : 8 Jam
Nomor Induk Siswa : 722
NAma PEserta : ALFIYAH HERMA
Judul Project Work : Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar
PT. Pengerukan Indonesia Jakarta Utara
Produk :
EFEKTIFITAS SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
Jakarta, 8 Februari 2011
Menyetujui,
DU/DI/Pemberi Ordner, Peserta Uji,
Agus Kurnia Alfiyah Herma
Nip.120.145.831
Mengetahui,
Kepala Sekolah, Guru Pembimbing,
Dra. Nanda Lubna Nudari Dra. Adriana Kandouw
iii
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa berkat rahmat dan karunianya penulis dapat menyelesaikan tugas proposal ini, yang diberikan kepada Bapak dan Ibu guru SMK Perintis Nasional.
Proposal ini dibuat sebagai salah satu persyaratan untuk menguji Ujian Kompetensi yang akan dilaksanakan.
Dengan demikian penulis menyusun proposal ini dengan cara sistematis dan
teratur.
Penulis mengucapkan banyak-banyak terima kasih kepada :
1. Kepala sekolah
2. Wali kelas XII SMK
3. Pembimbing
4. Staf tata usaha
Seperti kita ketahui, bahwa tujuan penyusunan dan penulisan proposal ini agar siswa/siswi SMK Perintis Nasional dapat mengembangkan keterampilan dan keahliannya masing-masing. Oleh karena itu penulis menyadari bahan penulisan proposal ini masih banyak kekurangannya. Untuk itu Penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya demi kesempurnaan proposal ini.
Penulis hanya bias berharap agar proposal ini bermanfaat bagi kita semua dan dapat lebih meningkatkan keahlian dan kemampuan siswa/siswi khususnya SMK Perintis Nasional.
Penulis
LAPORAN PROYEK KERJA
Efektifitas Surat Masuk Dan Surat Keluar
PT. PENGERUKAN INDONESIA
BAB 1
PENDAHULUAN
I. Latar Belakang
Penanganan surat masuk adalah bagian dari kegiatan administrasi yang dilaksanakan oleh sorang sekretaris, pada pembenahan yang telah dilakukan pada bulan Agustus 2010, ternyata banyak sekali masukan yang diterima oleh sekretaris PT. Pengerukan Indonesia dan juga bagi penyusunan proposal ini.
Efektifitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target yang telah dicapai oleh manajemen perusahaan. Dari pengertian tersebut dapat kita simpulkan bahwa efektifitas surat masuk dan surat keluar adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target yang telah dicapai oleh manajemeen dalam menangani sureat masuk dan surat keluar di PT. Pengerukan Indonesia.
Setelah melalui proses pembuatan proposal serta pengajuan pada PT. Pengerukan Indonesia, dengan diujikan pada sekretaris bagian umum, masukan yang diterima akan dituangkan dalam bentuk laporan yang tersusun secara rinci.
II. Tujuan Penyusunan Laporan
Penyusunan laporan berdasarkan kegiatan yang dilaksanakan oleh secretaries di PT. Pengerukan Indonesia, yang mempunyai tujuan Sebagai berikut :
• Sebagai masukan dari penanganan surat masuk untuk yang dilakukan sekretaris dengan cara lebih efisien dan efektif.
• Pembenahan pola penanganan surat yang lama dan penanganan surat metode baru.
• Sebagai bahan evaluasi dari penyusunan proposal tugas akhir dan realisasinya pada kegiatan lapangan.
1
III. Kompetensi Program Keahlian Sekretaris
Kompetensi Program Keahlian Sekretaris pada kelas XII semester genap, berdasarkan Kurikulum Tingkat Satuan Pendidikan (KTSP), bidang keahlian Bisnis dan Manajemen memiliki Sub-Kompetensi Kurikulum dengan No.Code terdiri dari :
K1. Bekerja sama dengan kolega-kolega dan pelanggan-pelanggan
K2. Mengikuti prosedur keamanan, keselamatan, dan kesehatan kerja
K3. Berkomunikasi melalui telepon
K4. Menggunakan peralatan kantor
K5. Merencanakan dan melakukan pertmuan
K6. Melakukan prosedur Administrasi
K7. Mengikuti aturan kerja sesuai dengan lingkungan kerja
K8. Menjaga dan melindungi budaya kerja
K9. Mengatur penggandaan dan pengumpulan dokumen
K10. Menangani surat masuk dan surat keluar (Mail Handling)
K11. Membuat dan menjaga sistm kearsipan
K12. Mencatat dikte untuk mempersiapkan naskah
K13. Menghasilkan dokumen sederhana
K14. Menciptakan dan mengembangkan naskah untuk laporan
K15. Mengatur perjalanan bisnis
K16. Memberikan pelayanan kepada pelanggan
K17. Mengaplikasikan keterampilan dasar komunikasi
K18. Memproses transaksi keuangan
K19. Berkomunikasi secara lisan dalam bahasa inggris pada tingkat dasar kompetensi.
2
Dalam upaya memperoleh pengakuan dari Dunia Usaha, Maka pada kesempatan ini saya mengajukan permohonan pengujian yang sesuai dengan Relevan Kompetensi :
K 3. Berkomunikasi melalui telepon
K4. Menggunakan peralatan kantor
K10. Menangani surat masuk dan keluar (Mail Handling)
K11. Membuat dan menjaga system kearsipan untuk menjamin integritas
K12. Mencatat Dikte Untuk mempersiapkan naskah
K13. Menghasilkan dokumen sederhana
K14. Menciptakan dan mengembangkan naskah untuk laporan
K15. Mengatur perjalanan bisnis
K16. Memberikan pelayanan kepada pelanggan
K17. Mengaplikasikan keterampilan dasar komunikasi
K18. Memproses transaksi keuangan
IV. Keuntungan Prosedur Penanganan Surat Masuk
Kejadian di atas tentang masalah penanganan surat masuk yang terjadi dapat diperbaiki dengan prosedur yang akan diajukan ini, serta mempunyai keuntungan dibandingkan yang telah dilaksanakan saat ini, antara lain :
a. Semua surat akan tercatat secara detail, dan dapat ditelusuri apabila hilang atau terselip
b. Surat yang ditangani dan diberikan keatasan akan segera ditindaklanjuti oleh atasan, karena dibuat berdasarkan klasifikasi kepentingannya.
c. Surat yang diberikan disposisi oleh atasan akan cepat ditangani dengan bantuan Secretaries Desk File.
3
BAB II
PROSES PENANGANAN SURAT
I. Waktu dan Tempat Pelaksanaan
Kegiatan pelaksanaan untuk kerja penanganan surat masuk telah berlangsung dengan pengawasan dari beberapa unsur, yaitu pihak PT. Pengerukan Indonesia, Konsultan dari Dunia Usaha serta Guru Pembimbing, kegiatan pelaksanaan realisasi penanganan surat masuk ini dilaksanakan pada :
Hari/Tanggal : Sabtu, 19 Februari 2011
Waktu : Mulai jam 08.00-16.00 (8 Jam)
Tempat : Ruang Sekretaris dan Lab Komputer
SMK Perintis Nasional
Jl. Swasembada Timur X/02 Jakarta Utara
II. Peralatan dan Bahan
Dalam pelaksanaan Realisasi Proposal penanganan surat masuk ini, penggunaan alat dan bahan ini tidak jauh berbeda dengan yang ada di proposal, hanya beberapa alat dan bahan yang mengalami perubahan karena situasi dan kondisi perusahaan.
A. Bahan Yang Digunakan :
No. Nama Bahan Spesifikasi Satuan Jml. Keterangan
1 Buku bergaris Folio Buah 1 PS
2 Kertas catatan A4 Lembar 5 PS
3 Stop Map Buah 6 PP
4 Kertas HVS A4 Lembar 75 PS
4
B. Peralatan Yang Digunakan
No. Nama Bahan Spesifikasi Satuan Jml. Keterangan
1 Komputer Pentium $ Unit 1unit Rental
2 Printer Laser Jet Unit 1unit Rental
3 Flash Disk Standar Buah 1buah PS
4 Stempel Standar Buah 1buah PP
5 Bantalan Stempel Standar Buah 1buah PP
6 Stepler Standar Buah 1buah PS
7 ATK Standar set 1 set PS
Catatan :
1. PN = bahan atau alat yang disediakan oleh SMK Perintis Nasional
2. PS = Bahan atau alat yang disediakan oleh Penyusun Proposal
3. Penggantian spidol yang digunakan untuk menulis tabel diganti dengan pencetakkan komputer.
III. Rencana Anggaran Biaya
a. Daftar Harga Bahan
No. Nama Bahan Spesifikasi Satuan Jml. Harga Total
1 Buku bergaris Folio Buah 1 13.000 13.000
2 Kertas catatan A4 Lembar 5 100 500
3 Stop Map Buah 6 -
4 Kertas HVS A4 Lembar 30 100 3.000
Jumlah 16.500
b. Harga Peralatan
No. Nama Bahan Spesifikasi Satuan Jml. Harga Total
1 Komputer Pentium 4 Unit 1unit 20.000 20.000
2 Printer Laser Jet Unit 1unit 15.000 15.000
3 Flash Disk Standar Buah 1buah -
4 Stempel Standar Buah 1buah -
5 Bantalan Stempel Standar Buah 1buah -
6 Stepler Standar Buah 1buah -
7 ATK Standar set 1 set -
Jumlah 35.000
5
Total Biaya yang dibutuhkan :
a. Biaya Bahan : 16.500
b. Biaya alat : 35.000
Total : 51.500
Terbilang : Lima Puluh Satu Ribu Lima Ratus Rupiah
IV. Sistematika Pekerjaan
Untuk melihat sistematika pekerjaan dari penanganan surat masuk yang akan dijabarkan ini, perlu adanya penjelasan mengingat saat ini ada 2 pola bekerja di kantor yakni pola sentralisasi, yaitu pola bekerja yang menganut sistem terpusat, seluruh penanganan suratnya melalui tata usaha sebagai pusat administrasi. Pola yang kedua adalah sistem desentralisasi, dimana surat-surat dikelola secara mandiri oleh masing-masing bagian dan pengelolaan ini dilakukan oleh sekretaris. Dalam proposal ini yang akan diajukan adalah pola desentralisasi yang telah digunakan oleh PT. Pengerukan Indonesia. Dalam melaksanakan pola ini, penanganan surat masuknya dapat dibedakan atas 2 langkah yaitu :
a. Sejak surat diterima oleh sekretaris sampai diserahkan ke atasan
b. Surat yang telah dibaca atasan diberi disposisi, lalu ditangani kembali oleh sekretaris.
6
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada skema pekerjaan dibawah ini :
Prosedur a :
Prosedur b :
7
Keterangan gambar :
1. Surat Diterima
Sekretaris menerima surat dari receptionist atau kursi kantor, dimana surat yang diterima masih dalam keadaan yang tertutup, yang ditujukan untuk atasan, Biasanya surat diterima akan diletakkan pada baki surat masuk.
2. Sortir
Setelah surat diterima dan surat itu disortir. Sortirlah berdasarkan ciri amplopnya (Surat tetap dalam keadaan tertutup).
3. Hasil Sortir
a. Surat Niaga
Hasil dari sortir ini terdapat surat dinas atau surat niaga, artinya surat dengan ciri : menggunakan amplop dengan kop surat, serta ditujukkan untuk jabatan, adakalanya menggunakan amplop coklat ukuran folio atau map. Surat ini yang akan ditangani oleh sekretaris.
b. Surat Pribadi
Surat dengan ciri menggunakan amplop tanpa kop surat, seringkali ditujukan pada perorangan, bahkan sering menggunakan tulisan tangan. Surat ini tidak boleh di buka oleh sekretarisapapun alasannya. Ada surat pribadi yang resmi yaitu surat lamaran kerja cirinya ditujukan pada jabatan.
c. Surat Rahasia
Surat dengan ciri, pada amplopnya distempel “R”, “RHS” atau “SRHS” ada pula “Confidential”,surat ini juga tidak boleh dibuka oleh sekretaris.
d. Buka Dan Stempel
Setelah disortir lalu surat tersebut dibuka dengan menggunakan gunting atau pisau pembuka surat,bukalah hati-hati agar kertas dalam amplop tidak tersobek, amplop surat jangan dibuang tapi disatukan dengan kertas surat menggunakan strapler. Lalu stempel tanggal serta tulis jam terima, pada bagian yang kosong pada surat, hal ini agar diketahui kapan surat itu diterima. Sehingga tidak terjadi klaim dari pengirim surat.
8
e. Catat Pada Buku Jurnal Masuk
Data surat yang telah dibuka kemudian dicatat pada buku jurnal surat masuk, sebagai berikut :
Buku Jurnal Surat Masuk
Bagian : Tata Usaha
f. Baca dan Anotasi
Kemudian sekretaris harus membaca isi surat serta menyeluruh, sehinggamengerti isi sesungguhnya dari surat itu, apabila ada surat yang perlu diberi catatan tambahan, maka ambilah kertas catatan (POST IT) berilah catatan tersebut lalu tempelkan pada surat yang terkait,atau dapat juga menggunakan stabilo.
g. Klasifikasi
Pada saat membaca akan terlihat kepentingan surat tersebut, kepentingan ini biasanya didasarkan atas waktu penanganan surat tersebut, seperti :
1. Segera (urgent) yang waktu penyelesaiannya 1 sampai 2 hari
2. Penting (Important) yang waktu penyelesaiannya 3-5 hari
3. Informasi ( for Info) waktu penyelesaiannya surat jeni ini sampai 1 minggu
h. Secretarise Desk File
Merupakan sekulmpulan map yang berfungsi untuk memudahkan pekerjaan sekretaris, Map ini dapat dituliskan pada halaman mukanya seluruh klasifikasi kepentingan surat. Ambilah 3 map tersebut yang bertuliskan “Urgent”, “important”, dan “for Info”,lalu masukkan surat yang telah diklasifikasikan tersebut map yang sesuai dengan kepentingannya
I Ke Atasan
Letakkan map yang berisi surat ini pada baki surat atasan yang bertuliskan Surat Masuk dengan urtan map “Urgent” paling atas lalu map “Important” dan paling bawah map “For Info”. Demikian juga untuk surat rahasia dan surat pribadi letakkan dibaku surat masuk atasan diatas map “Urgent” di atas mejanya.
Catatan : Ingatkan selalu atasan tentang batas waktu penyelesaian surat, agar tidak ada surat yang batas waktunya terlewatkan.
9
J. Prosedur b :
Setelah atasan membaca biasanya akan memberikan disposisi pada surat secara langsung (disposisi ini berupa perintah atas surat tersebut), yang terjadi pada perusahaan, perintah ini akan berbentuk :
1) Balas
Artinya surat ini harus dibuatkan balasannya, atau dibuat sebagai dasar pembuatan surat keluar. Apabila sekretaris mempunyai waktu maka lakukanlah segera, bila tidak maka ambilah 1 map secretaries desk file yang bertuliskan “To Do” artinya kan segera di laksanakan tindak lanjutnya,letakkan pada baki surat pending.
2) Edarkan
Surat ini mempunyai informasi yang harus diketahui oleh bagian lain selain atasan, oleh sebab itu ambilah 1 map secretaries desk file yang bertuliskan “circulate” lalu masukkan surat tersebut ke dalamnya dan daftar nama yang harus membaca. Lalu edarkan sesuai dengan yang harus membacanya, biasanya dilakukan oleh pesuruh kantor. Pada edaran tersebut dituliskan “kembali padanya………………...”.
Catatan :
Apabila hanya beberapa orang maka beri tandalah dengan menggunakan stabile untuk orang yang berhak membacanya.
3) Simpan
Surat tidak selamanya harus ditangani, adapula surat yang jangka waktu penananganannya masih dalam jangka waktu yang lama, untuk itu atasan biasanya menggunakan disposisi “simpan” pada surat jenis ini. Bila waktunya cukup lakukan penyimpanan, tetapi apabila tidak maka cukup ambilah 1 map secretaries desk file yang bertuliskan “To Be Filed” Dan letakkan pada baki surat pending.
K. Tindak Lanjut
Untuk surat yang dibutuhkan, maka dibutuhkan tindak lanjut sampai surat balasan selesai dibuat. Bila telah selesai surat balasannya maka surat ini dinyatakan selesai tindak lanjutnya. Demikian juga pada surat yang perlu diedarkan perlu tindak lanjut yaitu diedarkan sesuai keperluan, apabila telah diedarkan pada seluruh yang berhak mengetahuinyamaka surat tersebut akan kembali ke sekretaris dan slesai tindak lanjutnya.
L. Tuntas
Semua surat yang telah selesai tindak lanjut tersebut dapat dikatakan bahwa surat tersebut telah tuntas pengerjaannya. Surat ini dapat dikatakan telah menjadi arsip dan dapat disimpan.
10
2.3 Hasil yang dicapai
a. Buku jurnal surat masuk mempunyai kegunaan yaitu untuk mengetahui jumlah dan seluruh data surat masuk yang dikelola dan ditangani oleh sekertaris.
b. Secretaries Desk File
Kegunaannya agar sekertaris dan atasan mudah dalam penanganan surat masuk.
c. Arsip
Mengetahui dengan jelas Kapan surat-surat masuk tersebut dapat dikelompokkan menjadi arsip dan siap disimpan.
2.4 Sasaran pengguna
1. Para sekretaris di PT. Pengerukan Indonesia yang menangani surat masuk.
11
BAB III
TEMUAN
I. Keterlaksanaan
Selama pelaksanaan kegiatan realisasi proposal penanganan surat masuk pada PT. Pengerukan Indonesia, banyak hal yang dicatat yaitu :
a. Faktor penghambat
1. Waktu yang sangat terbatas
2. Tidak memiliki komputer atau peralatan sendiri.
b. Faktor pendukung
1. Adanya dorongan dari pihak keluarga
2. Dapat meminjam buku panduan dari perspustakaan
3. Adanya arahan dari guru pembimbing.
II. Manfaat Yang Dirasakan
Kegiatan penanganan surat masuk ini merupakan pembenahan sistem penerimaan surat masuk yang telah dijalankan oleh para sekretaris PT. Pengerukaan Indonesia, setelah melihat dan mempraktekkan simulasi proses penanganan surat masuk ini mempunyai manfaat ganda yaitu :
